マンションフロント業務の課題はAIで解決できる？DX推進の第一歩

フロント担当者を追い詰める「規約・決議のブラックボックス化」

マンション管理のフロント担当者は、一人で10棟から、多い時には20棟もの物件を担当します。それぞれ別のマンションですから、当然ルール（管理規約）も全く異なります。

さらに厄介なのが、管理規約が単なる1冊の冊子（それでも100ページほどあります）で完結しないことです。マンションは生き物であり、毎年総会が開かれます。規約が変更されれば、歴代の「総会資料」と「総会議事録」が継ぎ接ぎされていくため、気づけば数百ページに膨れ上がっていることが平気で起こり得ます。

フロント担当者は、この膨大で複雑な資料を正確に読み解き、理解した上で、一つ一つの顧客対応を行わなければなりません。ここがフロント業務の中で「最も過酷でしんどい」部分です。

マンションごとに全く異なる「ローカルルール」の罠

例えば、「駐車場を契約したい」という居住者からの問い合わせ一つをとっても、すぐには回答できません。なぜなら、駐車場の割り振り方ひとつとっても、マンションによって以下のように全くルールが異なるからです。

• 空きが出た順に案内する「先着順」
• キャンセル待ちの順番が厳密に決まっている「ウェイトリスト制」
• 年に1回、全員でくじ引きをして場所をフルシャッフルする「抽選会方式」

もし年1回のシャッフルがあるマンションで、そのタイミングの直前に申し込みが来た場合、「今申し込んでも来月すぐ外れるかもしれない」というリスクを事前に伝えなければクレームに発展します。
本来なら担当者間の引き継ぎが完璧に行われていれば良いのですが、現実には引き継がれていないことも多々あります。

紙の規約を確認するためだけに「往復1時間」のロス

引き継ぎがない、あるいは不明確な場合、唯一の頼みの綱は「管理規約」や「過去の総会決議」を自分自身の目で探して確認することです。
しかし、会社や物件によっては、規約そのものが「現地の管理員室（現場）に紙でしか存在しない」という状況があります。データ化されていても、単なる画像PDFで文字検索ができないことも珍しくありません。

結果として、ただ居住者に一つの回答をするためだけに、わざわざ現場へ足を運び、分厚いファイルをめくって該当箇所を探し、戻ってくるまでに1時間以上を浪費してしまう。これが、現在のマンション管理のリアルな課題なのです。

DX推進の第一歩は「情報の検索性」から

このアナログで非効率な情報のブラックボックス化を打破することこそが、マンション管理DXの第一歩です。「マンション管理 AI」を活用し、数十年分の規約や議事録を瞬時に検索・理解できる仕組みを構築することが急務となっています。